Convention

Entre Le club de gymnastique Viagym Inc. Et les athlètes des programmes compétitifs Et les parents des athlètes | 2017-2018

Pourquoi une telle convention?

La présente convention, en vigueur depuis plusieurs années, vise à rappeler à tous les intervenants qui gravitent autour du club Viagym qu’ils ont une responsabilité personnelle et collective d’assurer la bonne marche et le succès de leur club. Chacun doit y mettre du sien, selon ses compétences et ses disponibilités. En devenant membre du club, le parent prend l’engagement de poser des gestes concrets à cette fin et notamment de voir au respect de la présente convention.

Les membres du club reconnaissent que la participation à un programme compétitif de qualité requiert le respect de certaines règles de fonctionnement pour le meilleur intérêt du groupe, particulièrement à l’égard de la participation aux activités du club et du respect des politiques en vigueur. La présente convention vise à rappeler les règles qui gouvernent les membres du club Viagym.

  1. Engagement du club auprès de ses membres

    Le club s’engage à fournir aux athlètes un encadrement de qualité propice à la pratique de la gymnastique et du trampoline, de façon sécuritaire, avec les ressources et les équipements appropriés, en conformité avec les normes de la Fédération de gymnastique du Québec et celles de Gymnastique Canada le cas échéant.

    À cet effet, le club propose aux membres une mission mobilisatrice à l’effet de développer le talent des jeunes qui nous sont confiés, dans le respect de leurs aptitudes, de leurs aspirations et des moyens à leur disposition. Cette mission implique que tous les intervenants doivent faire preuve de respect, d’intégrité et de réalisme envers les enfants.

    Le club s’engage à offrir, dans un cadre cohérent, des services de qualité répondant au potentiel de développement des jeunes à tous les niveaux, tant au secteur développement qu’au secteur compétitif, dans les deux disciplines que sont la gymnastique artistique féminine et le trampoline, tout en reconnaissant leurs besoins spécifiques respectifs.

    Pour des raisons de santé et de sécurité ou pour tout autre motif grave, le club se réserve la possibilité de reclasser ou de retirer un athlète du programme, et les parents en seront alors avisés.

  2. Engagement de l'athlète

    L’athlète doit prendre connaissance et respecter le code d’éthique des gymnastes dont le texte apparaît en annexe.

    L’athlète doit assister à tous les cours, activités et compétitions inscrits à son horaire et y participer activement.

    L’athlète doit porter le maillot et le survêtement du club lors des événements officiels sanctionnés par le club.

    L’athlète est responsable de la propreté du casier que le club met à sa disposition, ainsi que, collectivement, du vestiaire et du gymnase. Dans le cas de manquements répétés à cette obligation, le club pourra imposer une pénalité financière au (x) parent (s) s’il encourt des frais additionnels pour le nettoyage.

  3. Engagements du parent

    Le parent doit donner, au moment de l’inscription de son enfant au secteur compétitif, toutes les informations nominatives requises par la direction pour son identification et celle de son enfant, notamment toute information sur son état de santé susceptible d’interférer sur son programme d’entrainement. Le parent doit aussi s’assurer d’informer la direction de tout changement susceptible de survenir en cours d’année.

    Le parent s’engage formellement à participer aux activités du club, notamment à l’organisation et à la réalisation d’au moins une activité en tant que bénévole et à la participation aux campagnes de collectes de fonds déterminés par le conseil d’administration

    Le parent s’engage à défrayer la cotisation déterminée par le conseil d’administration et tous autres frais prévus à la présente convention. Il s’engage à éviter tout retard dans le paiement des montants dus. Il s’assure également d’éviter tout retard autant au début de l’entraînement qu’à la fin lorsqu’il reconduit ou vient chercher son enfant.

    Le parent comprend que, de par sa nature même, la pratique de la gymnastique et du trampoline comporte certains risques de blessures. Le parent autorise le personnel du club à donner les premiers soins à son enfant et, en cas d’urgence, à prendre les dispositions nécessaires pour assurer sa sécurité. Dans de telles circonstances, les frais engagés demeurent à la charge du parent.

    Le parent s’engage à remettre à l’entraîneur de son enfant, sur demande, un rapport médical le plus rapidement possible à la suite de toute situation pouvant affecter son entraînement.

    Le parent s’engage à obtenir l’approbation préalable du club avant de solliciter une commandite personnelle pour son enfant ou de s’engager dans une campagne d’autofinancement. Il convient également de requérir l’avis préalable du club avant de solliciter un média d’information pour la publication d’un reportage impliquant une activité exercée au sein du club.

    Aucun parent n’a accès au gymnase pendant l’entraînement des athlètes ni aux vestiaires, à moins d’autorisations de la direction ou de l’entraineur.

  4. Engagement à participer à des activités bénévoles

    Le bénévolat constitue une valeur fondamentale pour l’ensemble des membres du club, et chaque membre du secteur compétitif doit participer aux activités bénévoles en fonction de ses intérêts et de sa disponibilité. Les activités bénévoles doivent être équitablement distribuées au sein des membres tout au long de l’année gymnique. La participation aux activités de bénévolat ne peut être substituée par quelque forme de compensation financière que ce soit.

    Au début de chaque année gymnique, la direction du club identifie le calendrier des activités bénévoles susceptibles d’être prises en charge. Lorsque sollicité, chaque membre est invité à identifier sa propre contribution et il prend un engagement auprès du club de respecter la contribution identifiée. Un bénévole incapable de participer à une activité doit en aviser au préalable la direction du club et tenter de trouver une personne pour le remplacer.

  5. Photos et vidéos

    Le parent accepte que le club utilise, pour des fins promotionnelles ou publicitaires, notamment dans des brochures, journaux ou site web, les photos et images vidéo de son enfant prises lors des activités du club auxquelles il participe. Ce matériel demeure la propriété du club. À cette fin, le parent est invité à remplir le formulaire d’autorisation annexé.

    De même, le parent accepte que le club Viagym autorise la Fédération de gymnastique du Québec et gymnastique Canada à publier les photos des athlètes prises dans le cadre de la pratique de leur sport, pour des fins promotionnelles, par divers moyens de communication en impression ou sur leur site web, leur page Facebook ou des dépliants promotionnels.

  6. Conditions financières
    6.1 ) Adhésion

    L’adhésion de l’athlète à un programme du secteur compétitif pour la présente année est considérée comme valide si toutes les sommes dues au club au 31 août ont été acquittées au plus tard le 30 septembre de l’année en cours.

    6.2 ) Cotisation

    La cotisation exigée pour chaque athlète est déterminée selon les tarifs fixés annuellement par le conseil d’administration en fonction des besoins identifiés et couvre une période d’une année ; elle varie selon le nombre de semaines d’encadrement précisé à la facturation et le nombre moyen d’heures d’entraînement de la catégorie dans laquelle l’athlète évolue. Aucun crédit n’est accordé pour un entraînement annulé en raison d’une cause hors du contrôle du club.. C’est également le cas lors des congés fériés pour lesquels il n’y a pas d’entraînement, lors de congés pédagogiques fixés par le club (assemblée générale annuelle, réunions de parents, réunions d’entraîneurs), lorsque le centre est fermé en raison de travaux effectués par les Complexes sportifs Terrebonne ainsi que lors d’une activité ou d’un événement organisé par le club, tels que les festigym/trampo ou le gala annuel.

    La cotisation annuelle est répartie en dix tranches égales de septembre à juin et elle est payable par prélèvements bancaires égaux entre le 20 et le 25 de chaque mois. À cette fin, chaque membre doit autoriser la direction du club à procéder à un tel prélèvement. Cette autorisation demeure en vigueur tant qu’elle n’est pas révoquée.

    La cotisation globale comprend l’ensemble des frais reliés à l’entraînement ainsi que les frais anticipés d’inscription aux compétitions pour l’année et, à cet égard, advenant un écart par rapport aux coûts réels défrayés par le club, un crédit ou un débit apparaîtra sur l’état de compte du mois de juin et un remboursement, le cas échéant, se fera au cours de l’été.

    La cotisation comprend également un montant fixé par la direction couvrant la participation aux collectes de fonds obligatoires déterminées par le conseil d’administration.

    Un crédit de 350 $ est accordé pour chaque enfant additionnel d’une même famille inscrit au secteur compétitif. Dans le cas où le deuxième enfant est inscrit au secteur développement, un crédit de 30$ est accordé à chaque session pendant laquelle l’enfant est inscrit. Un tel crédit est aussi accordé à tout enfant additionnel inscrit au secteur développement.

    6.3 ) Affiliation à la Fédération de gymnastique du Québec

    Les frais d’affiliation à la FGQ sont à la charge de l’athlète et ils sont inclus à la facturation de septembre. Ils sont susceptibles de varier si l’athlète change de catégorie au cours de l’année.

    6.4 ) Frais de compétition

    Les frais d’inscription aux différentes compétitions sont à la charge de l’athlète. Aucun crédit n’est émis lorsque l’athlète ne participe pas à une compétition à laquelle il est inscrit alors que les frais d’inscription ont déjà été défrayés par le club.

    6.5 ) Frais de délégation

    Aux frais d’inscription aux différents événements auxquels les athlètes de Viagym participent, tels les camps, les évaluations et les compétitions, s’ajoutent des frais de délégation Viagym à la charge de l’athlète. Ce montant de 10$ par athlète par événement vise à contribuer aux remboursements des dépenses encourues pour le transport, les repas et l’hébergement des entraineurs du club qui accompagnent les athlètes. Aucun crédit n’est émis lorsque l’athlète ne participe pas à une compétition à laquelle il est inscrit alors que les frais d’inscription ont déjà été défrayés par le club.

    6.6 ) Frais afférents

    Les frais reliés aux achats de vêtements, tels que maillots et survêtements, de matériel personnel tel que protecteurs manuels, ainsi que de préparation de musique de routine et de chorégraphies, sont à la charge des parents. L’acquisition du maillot et du survêtement du club est obligatoire pour participer aux activités du secteur compétitif. Exceptionnellement, l’athlète qui ne participe à aucune compétition au cours de l’année peut être exempté d’acquérir le survêtement.

    6.7 ) Crédit pour maladie ou blessure

    Un crédit sur le montant de la cotisation est accordé lorsqu’une blessure ou une maladie empêche l’athlète de participer totalement à son programme d’entrainement régulier pendant une durée consécutive de trois semaines d’entraînement prévu au programme. Dans un tel cas, le crédit est accordé rétroactivement à partir du premier jour motivé de l’absence, et ce, pour la durée de celle-ci. Toute absence inférieure à trois semaines d’entrainement ne fait l’objet d’aucun crédit. Un réajustement sur l’état de compte de fin d’année est effectué. Aucun crédit n’est applicable lorsque l’état de santé de l’athlète lui permet de participer à un entrainement allégé pendant sa réhabilitation.

    Exceptionnellement pour les athlètes participant au programme sport/études mis en place par la commission scolaire des Affluents, ainsi que pour les athlètes d’autres établissements avec lesquels Viagym a un tel protocole d’entente, aucun crédit ne sera émis pour toute absence de plus de 30 jours consécutifs, à moins que l’athlète n’ait été dispensée pendant cette période de ses cours à l’établissement concerné. L’athlète devra se présenter à l’entrainement à moins d’un avis médical contraire.

    6.8 ) Autre crédit

    Sauf pour une situation exceptionnelle autorisée par le conseil d’administration, aucun autre motif d’absence ne donne droit à un crédit. Par ailleurs, un crédit est accordé si l’athlète change d’une catégorie à une autre comportant un nombre d’heures moindre d’entraînement.

    6.9 ) Cas d’ajustement d’heure et autre facturation

    Pour toute autre facturation durant l’année, un avis sera transmis par l’entraineur et une facture suivra par courriel. Le paiement se fera par chèque ou par prélèvement bancaire (avec une autorisation préalable).

    6.10 ) Participation à une compétition

    La participation à une compétition est considérée comme un entraînement régulier et n’entraîne pas d’ajout à la tarification habituelle ni de crédit si un ou des entraînements sont annulés en conséquence.

    6.11 ) Vacances annuelles

    Trois semaines de vacances en GAF et quatre en Trampoline sont prévues dans la tarification annuelle, soit une semaine en GAF et deux semaines en TR durant la période des Fêtes et deux semaines durant l’été à une période déterminée par l’entraîneur et approuvée par le club. L’absence de l’athlète pendant ces semaines ne donne pas droit à un crédit sur la tarification de la période concernée. Aucun crédit n’est également émis pour toute période de vacances additionnelles prises par l’athlète ou d’absence de l’entraînement, sauf pour blessure ou maladie telles que mentionnées précédemment.

    6.12 ) Départ d’un programme

    Lors du départ de l’athlète d’un programme compétitif, le club met fin au prélèvement à la source de la cotisation. Le parent doit tout d’abord aviser en premier lieu l’entraineur, lequel en informera la responsable des affaires financières. Un courriel sera transmis informant le parent du solde restant à payer ou du remboursement. Un montant de 30$ sera facturé à titre de frais d’administration.

    6.13 ) Frais pour chèque non honoré

    Des frais de 30 $ sont chargés pour tout chèque ou prélèvement non honorés.

  7. Situation des retards de paiement

    Un état de compte sera transmis au plus tard le 1er novembre au membre n’ayant pas acquitté le paiement de sa cotisation tel que prescrit. Un suivi téléphonique par la direction du club sera effectué si le membre n’a pas régularisé sa situation après un délai jugé raisonnable. Si malgré ce qui précède, le membre n’a toujours pas réglé sa cotisation après un nouveau délai raisonnable, le conseil d’administration sera saisi de la question et décidera des mesures appropriées, pouvant aller jusqu’au retrait de l’athlète des compétitions à venir ou du programme.

  8. Pénalité pour retards à l'entrainement

    Le parent qui ne respecte pas la ponctualité lors de la fin des cours s’expose à se voir imposer une pénalité de 5 $ pour les premières 15 minutes de retard et 1 $ par minute en supplément. Dans le cas où la situation ne se corrige pas, le conseil d’administration peut imposer son expulsion.

  9. Prise de connaissance et acceptation de la présente convention
    p>Le club Viagym prend tous les moyens à sa disposition pour que la présente convention soit communiquée à chaque membre en début d’année gymnique et à tout nouveau membre sans délai. Chaque parent qui accepte que son enfant participe aux activités du club reconnait par le fait même avoir pris connaissance de la présente convention et convient d’en respecter les conditions.

  10. En vigueur le 1er septembre 2017

    ANNEXE : Formulaire d’autorisation pour prise de photos et vidéos